Prise en charge - étudiants (annexe 32)

  1. Dernière mise à jour le

Dans certains cas fixés par la loi, un engagement de prise en charge peut constituer une preuve de moyens de subsistance suffisants d'un demandeur de visa étudiant.

Vous trouverez plus d'information sur la prise en charge (annexe 32) et sur les autres moyens de preuve de moyens de subsistance suffisants sur le site de l'Office des étrangers, qui est l'instance belge compétente pour l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. Une alternative à la prise en charge est, par exemple, le dépôt d'une caution bancaire auprès de l’université choisie ou d'une société de services financiers spécialisée.

Le garant, résidant au Pays-Bas doit compléter l’engagement de prise en charge et faire légaliser sa signature en personne auprès de L’Ambassade du Royaume de Belgique à La Haye

La prise de rendez-vous n'est possible qu'après validation du dossier par le service ad hoc, sur la base d'un numéro de dossier. Lisez attentivement la procédure à suivre ci-dessous.

Conditions et ressources nécessaires pour être garant

 

Le montant des ressources mensuelles nettes dont le garant doit disposer pour l’année académique concernée sont consultables sur le site de l’Office des étrangers.

Remarques :

  • Plusieurs personnes ne peuvent pas se porter garantes pour un même étudiant. 
  • Les revenus de l'époux/l'épouse du garant ne sont pas pris en compte pour l’évaluation des moyens de subsistance du garant.
     

Procédure à suivre

1. Dossier à constituer

Le garant constitue un dossier composé des éléments suivants :

  1. Le formulaire « engagement de prise en charge » (annexe 32) dûment rempli à la main et en lettres majuscules, mais non encore signé ni daté (ci-dessous) ; 
  2. Une pièce d’identité en cours de validité (passeport ET titre de séjour en cours de validité pour les non-Européens (original et copie) ;
  3. Un extrait du registre de la population « BRP » de la commune néerlandaise de résidence ;
  4. Les 3 derniers bulletins de salaire (les 3 mois précédant le mois en cours) ;
  5. Déclaration de l’employeur (version originale) (ci-dessous) ; 
  6. L’avis d’imposition de l’année précédente « Jaaropgave » ;
  7. Une copie de la pièce d’identité de l’étudiant (passeport et titre de séjour belge, le cas échéant) ;
  8. La preuve de son inscription ou de son admission pour l’année académique à venir dans un établissement belge reconnu ;
  9. Un montant de 20€ vous sera demandé lors de votre rendez-vous, exclusivement par carte bancaire (Pas de cash et pas de carte de crédit).

Attention : tous les documents doivent dater de moins de 3 mois lors du dépôt de votre dossier. La plupart des documents délivrés par les pays hors d'Europe doivent être légalisés et/ou traduits vers le néerlandais, le français ou l’anglais.

Cas spécifiques :

  • Si le garant est indépendant, le dossier devra contenir un extrait d’imposition définitif (le plus récent – max : année en cours -2 ans) approuvé par les autorités fiscales néerlandaises ainsi que la preuve de l’enregistrement auprès de la chambre de commerce. (Pas de documents comptables et pas de déclaration provisoire)
  • Si le garant est retraité, le dossier doit contenir l'attestation de paiement de la retraite et la notification de la retraite ;
  • Si la demande de prise en charge concerne la fin des études, le dossier doit contenir la preuve de la réussite des études par l'étudiant (attestation de l'établissement scolaire, résultats scolaires, relevé de notes, diplôme...) ;
  • Si le garant est un membre de la famille jusqu'au 3ème degré inclus du ressortissant d’un pays tiers pris en charge, le dossier doit contenir la preuve de ce lien de parenté. Le garant peut donc être, par rapport à l'étudiant, son père/sa mère, un grand-parent, un oncle/une tante, un frère/une sœur, un neveu/une nièce.

ATTENTION : Seuls les documents officiels et en cours de validité seront pris en compte.

2. Envoi d'un dossier unique par e-mail

Le garant envoie son dossier complet par e-mail à visa.thehague@diplobel.fed.be s'il réside au Pays-Bas, 

Afin que votre dossier soit recevable, veuillez suivre scrupuleusement les consignes suivantes :

  • Intitulez votre e-mail de la façon suivante : PEC / nom et prénom du garant.
  • Réunissez les documents dans une seule annexe. L'annexe est envoyée en format PDF. La taille de l'e-mail ne peut pas dépasser 15 Mb, sous peine de ne pas être reçu.
  • Envoyez le dossier complet en un seul e-mail.

Le délai de traitement varie entre 1 et 2 semaines. Il est inutile de renvoyer votre mail.

3. Recevabilité et prise de rendez-vous

Si le dossier est recevable, le garant reçoit un mail comprenant une invitation à prendre rendez-vous et un numéro de dossier lui permettant de venir signer sa prise en charge à l’Ambassade de Belgique à La Haye - Johan van Oldenbarneveltlaan 11, 2582 NE La Haye, Pays-Bas. 

Les rendez-vous pris sans notre accord et sans numéro de dossier seront automatiquement annulés.

Si vous ne vous présentez pas à votre rendez-vous, sans nous prévenir à l'avance, vous devrez reprendre un rendez-vous à la 1ère date disponible. Vous ne bénéficierez d'aucune exception. 

4. Signature et légalisation lors du rendez-vous

Le garant doit se présenter au rendez-vous fixé avec une copie de son dossier complet. Il devra être en possession des documents originaux lors ce de rendez-vous.

Après paiement par carte de débit, la signature du garant est légalisée virtuellement. La prise en charge légalisée est accessible en ligne, soit en scannant le QR code fourni, soit grâce au numéro de dossier à introduire sur le site LegalWeb

Le garant devra ensuite envoyer la prise en charge légalisée à l'étudiant.

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